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Archives,  Mode d'emploi 

Guide pratique à l'intention des chercheurs 

Le voyageur averti prend le temps de s'informer sur sa destination avant son départ. En sachant à quoi s'attendre sur le plan de la langue et des coutumes, il est en mesure de s'adapter et de jouir de son séjour.

Le premier contact avec les archives constitue souvent pour l'utilisateur une sorte de choc culturel alors qu'il s'efforce de s'adapter à de nouveaux concepts et à la procédure établie. Ses attentes à l'égard de ce que devrait être un service d'archives sont fondées sur son expérience des bibliothèques. La plupart d'entre nous avons tendance à ne pas faire de différence entre les deux, mais il y en a d'importantes.

Le présent guide vise à familiariser les nouveaux usagers avec certaines règles en vigueur dans les services d'archives. Comme dans le cas d'une visite d'un lieu nouveau, on peut s'assurer un séjour plus productif et plus plaisant en étant préparé.

Item Les dépôts d'archives et les bibliothèques : la différence fondamentale
Item Le langage et les principes adoptés dans les dépôts d'archives
Item Les instruments de recherche
Item Planification de la stratégie de recherche
Item Comment trouver les dépôts d'archives à consulter
Item Une visite s'impose-t-elle?
Item Les services de prêt entre institutions
Item La recherche par la poste
Item La recherche par téléphone
Item Les chercheurs professionnels
Item Organisation d'une visite
Item À quoi vous attendre
Item Les modalités d'accès
Item Le processus d'inscription
Item L'entrevue de référence
Item Les restrictions touchant l'accès et l'utilisation
Item Le travail sur les lieux
Item Qu'attend-on de vous?
Item Les contingences de la recherche
Item Conseils pour la prise de notes
Item La reproduction de documents
Item L'utilisation de l'information
Item Le droit d'auteur
Item Les citations
Item La conclusion de votre visite

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LES DÉPÔTS D'ARCHIVES ET LES BIBLIOTHÈQUES : LA DIFFÉRENCE FONDAMENTALE

Les nombreuses différences entre les dépôts d'archives et les bibliothèques se ramènent à un fait central et primordial : la nature des documents. Les bibliothèques collectionnent les documents publiés, connus aussi sous le nom de sources secondaires. Le fonds d'une bibliothèque est donc constitué de publications qu'on peut souvent retrouver dans une autre bibliothèque. Ainsi, si un livre est perdu ou volé, il peut probablement être remplacé.

Les dépôts d'archives collectionnent des documents non publiés appelés sources primaires. Ils conservent des documents uniques et irremplaçables. Par leur nature même, les documents d'archives sont fragiles et doivent être manipulés avec soin. Si l'un d'eux est endommagé de façon irréparable, perdu ou volé, l'information qu'il contient est perdue à jamais.

La nature unique de ces documents a conduit les services d'archives à élaborer des consignes de sécurité rigoureuses. Les chercheurs ne peuvent y feuilleter les documents sur les rayons comme dans une bibliothèque, mais doivent plutôt les consulter dans des salles de lecture sous surveillance. Il y a également plusieurs règles régissant la manipulation des documents; celles-ci sont habituellement expliquées moment de l'accueil et les chercheurs non initiés s'adaptent rapidement à ces aspects de leur nouvel environnement.

Les pratiques touchant l'agencement et la description des documents d'archives sont plus compliquées, notamment parce que la profession archivistique a créé ses propres termes. Une certaine connaissance des concepts et de la terminologie de base, ou du langage et des règles des dépôts d'archives, pourra aider le nouvel utilisateur à s'y retrouver.

 

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LE LANGAGE ET LES PRINCIPES ADOPTÉS DANS LES DÉPÔTS D'ARCHIVES

Les dépôts d'archives s'intéressent aux fonds, qui sont des ensembles de documents provenant d'une même origine, créés par une personne ou une organisation. Étant donné que les archives collectionnent tous les supports servant à l'enregistrement d'information, le contenu des fonds peut varier et comprendre des lettres, des journaux intimes, des photographies, des cartes, des croquis d'architectes, des bandes pour ordinateur, des cassettes vidéo et des mini-cassettes. L'étendue d'un fonds peut également varier, allant d'un document unique à des centaines ou même des milliers de mètres de matériel.

Les archivistes font la distinction entre groupes d'archives et groupes de manuscrits. Un groupe d'archives renferme les documents créés sur divers supports par une entreprise, un gouvernement ou un autre établissement. Un groupe de manuscrits désigne les documents d'un individu ou d'un organisme privé. Les Archives nationales du Canada (AN) et les archives provinciales font la distinction entre les documents d'archives créés par le gouvernement et les documents provenant de sources privées. Les archivistes canadiens utilisent le terme fonds plutôt que collection pour désigner les documents ou papiers d'un individu, d'un établissement ou d'un organisme. Un fonds contiendra des renseignements sur de nombreux sujets et, à la différence des documents de bibliothèques, on ne peut l'agencer matériellement par sujet.

L'agencement des documents d'archives s'appuie sur deux principes : la provenance et le respect de l'ordre primitif. Le principe de provenance, dit aussi principe du respect des fonds ou du respect de la source ou du créateur, interdit le mélange d'archives d'une organisation ou d'une personne avec celles d'une autre. Par exemple, si un dépôt d'archives possédait les documents de deux compagnies de théâtre, il ne les regrouperait pas, même si les deux participent à la même activité artistique et créent des dossiers semblables.

Le principe du respect de l'ordre primitif sous-tend que les dépôts d'archives préservent ou recréent l'ordre dans lequel les documents ont été créés, tenus et (ou) utilisés par le créateur ou le bureau d'origine. Par exemple, si le bureau administratif d'une institution religieuse tenait les dossiers par ordre alphabétique de nom de congrégation, cet ordre serait maintenu ou, si nécessaire, rétabli par les archives. L'ordre primitif ressort davantage dans les dossiers institutionnels où l'organisation des documents et la nécessité de les retracer facilement ont constitué des considérations primordiales lors de leur création et de leur utilisation. Dans le cas des manuscrits et des papiers privés, l'ordre primitif est souvent difficile à discerner. Le créateur peut s'être contenté de conserver ses documents dans une boîte à chaussures ou un tiroir. L'ordre primitif est, par nécessité, une règle plus souple que la provenance. Lorsqu'il est évident qu'il n'y avait pas d'ordre particulier ou lorsqu'on ne peut recréer l'ordre primitif des documents, les archivistes peuvent laisser ceux-ci dans l'ordre où ils les ont reçus ou décider d'un ordre particulier pour faciliter la recherche.

Les instruments de recherche

Nous connaissons tous le catalogue sur fiche, l'index des matières constituant le principal instrument d'accès aux collections de bibliothèques. De la même façon, les instruments de recherche sont les outils assurant l'accès aux documents d'archives. Ils prennent différentes formes et servent à diverses fins. Le type et le niveau de perfectionnement des instruments de recherche dans un dépôt d'archives dépendra des ressources disponibles. Voici certains instruments de recherche courants :

Les guides de dépôts permettent de connaître le contenu des fonds d'archives des établissements. Ils comprennent un résumé de l'information incluse dans les inventaires et donnent un aperçu de chaque fonds. Les guides peuvent aussi être axés sur des sujets, des périodes ou des lieux particuliers. Ils permettent aux chercheurs de repérer les fonds qui seront utiles pour leur recherche; les chercheurs peuvent ensuite consulter les inventaires pour obtenir une description plus détaillée. Publiés régulièrement, ces guides sont précieux surtout pour les chercheurs qui ne peuvent visiter facilement un dépôt d'archives.

L'inventaire, qui est l'instrument de recherche le plus courant, fournit des renseignements détaillés sur l'organisation et les activités de l'organisme ou de la personne qui a créé les archives en question, et sur l'étendue, les dates extrêmes et le contenu des documents. On peut aussi y inclure la liste de boîtes, de titres de fichiers et d'autres éléments descriptifs.

Les répertoires fournissent des titres de boîtes ou de dossiers, des noms, des lieux ou des renseignements sur le contenu par ordre alphabétique, chronologique ou autre. Ils sont souvent annexés aux inventaires.

Les index, adaptés du monde des bibliothèques, sont les instruments de recherche avec lesquels les chercheurs se sentent le plus à l'aise. La fiche principale identifie chaque acquisition distincte. D'autres fiches guident également le chercheur vers divers sujets, lieux et événements ou diverses personnes. Un groupe de documents de la même source pris en charge en même temps constitue une acquisition. Et comme la production des répertoires exige beaucoup de temps, ce type d'instrument de recherche est le plus souvent associé aux grands organismes qui possèdent les ressources nécessaires.

Le registre des acquisitions est conçu pour permettre le contrôle des documents dès leur arrivée aux Archives. Pour une bonne part, il est conçu comme un document administratif interne. Toutefois, il contient de fait certains éléments de description et, parfois, surtout dans les dépôts d'archives gérés par des bénévoles, il peut constituer le seul instrument de recherche accessible aux chercheurs.

 

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PLANIFICATION DE LA STRATÉGIE DE RECHERCHE

Que vous soyez écrivain ou étudiant diplômé, généalogiste ou spécialiste de l'histoire régionale, l'utilisation des archives repose sur une stratégie de recherche planifiée avec soin. Il faut donc allouer assez de temps pour la recherche de base, établir quels dépôts d'archives possèdent des fonds pertinents et inclure un calendrier de travail tenant compte de la documentation à consulter.

La bibliothèque devrait toujours être votre premier arrêt en route vers les archives. Vous réussirez à utiliser des documents d'archives dans la mesure où vous comprendrez la documentation secondaire disponible sur le sujet qui vous intéresse - les renseignements trouvés dans des encyclopédies, des livres et des articles de journaux.

Les sources secondaires vous aident à délimiter votre projet et vous fournissent un contexte d'évaluation des sources primaires utilisées. À mesure que vous allez approfondir votre sujet, vous aurez une meilleure idée des secteurs déjà traités à fond et des aspects nécessitant une étude plus approfondie. Vous commencerez à formuler les questions et les idées dont s'inspireront vos recherches aux archives. Les noms, lieux, événements et dates que vous sélectionnerez en lisant fourniront les points d'accès aux documents primaires que vous consulterez. Si, par exemple, les documents que vous souhaitez utiliser sont classés chronologiquement et que vous ne connaissez pas les dates clés, il vous sera impossible de les utiliser. Si les principaux protagonistes vous sont inconnus, vous négligerez certaines sources importantes de manuscrits.

À mesure que vous progressez dans vos lectures, passez du général au particulier, c'est-à-dire des études générales d'un sujet ou d'une période à des travaux axés sur des thèmes précis. Le bibliothécaire de référence pourra vous aider à établir un plan de travail portant sur les ouvrages de référence de base reliés à votre sujet, les bibliographies pertinentes et les principales revues dans le domaine.

Combien de temps faut-il consacrer à la lecture? La réponse varie selon chaque projet. Les chercheurs expérimentés développent une sorte de sixième sens et savent quand le temps est venu de passer aux archives. Les apprentis chercheurs devront y aller au petit bonheur et demander les conseils de bibliothécaires, d'archivistes et de collègues. Une chose est sûre : les sources secondaires constituent une sorte de pierre de touche, un test auquel il faut revenir fréquemment pour évaluer les documents et les idées que vous développez.

 

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COMMENT TROUVER LES DÉPÔTS D'ARCHIVES À CONSULTER

Environ 800 dépôts d'archives au Canada mettent leurs fonds à la disposition des chercheurs. Ces dépôts sont tenus par divers organismes, depuis les archives fédérales, provinciales et municipales jusqu'aux archives universitaires, militaires et ecclésiastiques ainsi qu'aux archives d'entreprises et d'autres organismes du secteur privé.

Certains dépôts d'archives ont une vocation interne et s'occupent seulement des archives de l'organisme dont elles dépendent, entre autres les archives tenues par des institutions religieuses. D'autres dépôts d'archives jouent un rôle de collecte en réunissant des archives d'un certain nombre de sources ayant trait à une région, à une activité ou à un sujet particulier. Les archives du Whyte Museum of the Canadian Rockies, par exemple, ne collectionnent que les documents relatifs aux montagnes de l'Ouest du Canada.

Bien des dépôts d'archives conjuguent ces deux activités, surtout les archives tenues par les divers paliers d'administration publique. Tout en s'occupant des archives créées par le gouvernement fédéral, les AN ont le mandat de collectionner des documents témoignant du patrimoine culturel national.

L'un des volets les plus importants de votre stratégie de recherche consistera à établir lesquels de ces dépôts d'archives vous seront les plus utiles. Votre recherche de base vous fournira vos premiers indices. Les notes en bas de page, les bibliographies et souvent le corps même d'un livre ou d'un article pourront vous fournir de précieux renseignements sur les sources. À mesure que vous avancez dans vos lectures, dressez la liste des documents à consulter et notez les noms des dépôts d'archives où ils sont conservés. Parlez avec des collègues qui ont pu travailler dans le même domaine. Quels fonds ont-ils consultés? Les ont-ils trouvés utiles?

L'imagination et l'initiative sont essentielles pour retracer les documents qui vous seront utiles. Lorsque vous réfléchissez sur votre sujet, sur les personnes et établissements concernés, demandez-vous - Quels documents ont pu être créés? Par qui? Ces documents ont-ils pu être conservés? Quel dépôt d'archives est le plus susceptible de les détenir? Les chercheurs qui réussissent sont, comme les bons détectives, à l'affût d'indices et de pistes. Toutefois, les bons limiers appuient leurs suppositions sur des preuves solides. Ne supposez jamais qu'un document a dû être créé ou a dû être conservé. Examinez plutôt les preuves disponibles.

Vous pouvez consulter des répertoires et des guides publiés concernant divers dépôts d'archives dans votre bibliothèque, par l'intermédiaire du système de prêt entre bibliothèques, ou dans les bibliothèques de référence tenues par les grands dépôts d'archives. Les répertoires fournissent des indications concises sur le contenu des fonds et collections de dépôts d'archives particuliers et des renseignements sur l'emplacement, les heures d'ouverture, etc. Le Répertoire des centres d'archives, publié par le Conseil canadien des archives, par exemple, fournit des renseignements sur plus de 800 dépôts. Son index thématique est une bénédiction pour les chercheurs. Certains guides permettent de se référer facilement aux divers fonds et collections des dépôts d'archives et aident le chercheur à décider quels fonds sont susceptibles d'être pertinents.

Plusieurs instruments de recherche publiés par les AN peuvent être consultés dans de grandes bibliothèques universitaires et spécialisées d'un bout à l'autre du pays. Le Catalogue collectif des manuscrits conservés dans les dépôts d'archives canadiens, le Guide des archives photographiques canadiennes et le Catalogue collectif des cartes topographiques étrangères dans les cartothèques canadiennes vous renseigneront sur les documents disponibles dans votre région.

Les guides de dépôts et autres instruments de recherche sur microforme ainsi que sur bases de données électroniques deviennent de plus en plus facilement accessibles aux chercheurs. Par exemple, les points d'accès décentralisé des AN, situés à Halifax, à Montréal et à Saskatoon mettent à la disposition des chercheurs plusieurs bases de données sur CD-ROM. Cela permet entre autres d'avoir accès à des renseignements sur des fonds sur microforme ainsi que sur d'autres sujets.

Les AN et d'autres grands dépôts d'archives préparent et vendent d'autres instruments de recherche sous forme de microfiches, de microfilms ou de photocopies.

 

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UNE VISITE S'IMPOSE-T-ELLE?

Les services de prêts entre institutions

Les documents que vous voulez consulter peuvent être conservés par un dépôt d'archives situé à des centaines de kilomètres de chez vous. Toutefois, une visite n'est pas toujours nécessaire. Les Archives nationales du Canada et un certain nombre d'autres grands dépôts d'archives mettent les sources importantes ou populaires à la disposition des utilisateurs, sur microfiche, par l'intermédiaire d'un système de prêt entre institutions. Il est probable qu'une bibliothèque ou un service d'archives de votre région participe à ce système.

Les dépôts d'archives provinciaux et territoriaux conservent à titre permanent des copies de certains fonds des AN. Ce sont ordinairement des fonds d'intérêt général comme les papiers de premiers ministres, les recensements. Il peut également s'agir de documents d'intérêt régional, comme les archives du ministère des Affaires indiennes sur l'Ouest canadien ou celles de Postes Canada sur les provinces de l'Atlantique. On peut aussi obtenir des copies de certaines cartes, photographies, oeuvres d'art et documents audiovisuels.

La recherche par la poste

Bien des dépôts d'archives offrent un service d'aide à la recherche, par la poste. Toutefois, le temps consacré à répondre à votre demande se limitera à une période précise (par exemple une demi-heure) ou à un maximum de questions par lettre (par exemple, pas plus de trois questions par lettre). La recherche par la poste n'a de sens que lorsque le chercheur a besoin de renseignements précis. Ce n'est pas le rôle de l'archiviste d'interpréter les documents pour les clients. Pour tirer avantage de ce service, il faut avoir planifié sa stratégie de recherche et savoir exactement quand cette option est valable. Les employés des archives peuvent, à bon droit, refuser d'effectuer des recherches pour des personnes demeurant dans le voisinage. Certains services d'archives imposent des frais pour effectuer des recherches.

Avant d'écrire, utilisez les répertoires et les guides de dépôts pour déterminer les services d'archives appropriés et notez la bonne adresse, le nom de l'archiviste (pour les petits centres) et les frais courants, le cas échéant.

Dans votre lettre, dites aussi succinctement que possible ce dont vous avez besoin, en indiquant entre autres le nom d'une personne, le lieu, l'événement, l'endroit et les dates approximatives.

Je vous écris pour faire effectuer une recherche dans le registre des sépultures de Sainte-Ephéméride pour la période 1910-1912 au sujet de Pierre Untel fils de Roger Untel et de Jeanne Unetelle.

N'ajoutez pas de détails inutiles. Même s'il peut être intéressant de savoir que Pierre Untel est décédé à la suite de la complication d'un abcès dentaire, ce renseignement ne facilitera pas la recherche de l'archiviste.

Si vous avez déjà correspondu avec le dépôt d'archives, dites-le en indiquant la date de votre dernière lettre et, s'il y a lieu, le numéro de référence qui lui a été attribué. Il n'est pas nécessaire d'entrer dans les détails à ce sujet.

Tapez votre lettre ou écrivez lisiblement en lettres moulées. Accordez un délai suffisant pour la réponse (de quatre à six semaines et peut-être plus pour certains organismes). Rappelez-vous que votre demande n'est pas la seule dont les employés des archives doivent s'occuper.

La recherche par téléphone

Tous les dépôts d'archives sont prêts à donner par téléphone des renseignements généraux au sujet de leurs services, de leurs heures d'ouverture et de leurs fonds généraux. Bon nombre d'entre eux reçoivent et traitent les demandes téléphoniques de la même manière que celles acheminées par la poste. Les documents d'archives sont souvent plus complexes et plus difficiles à fouiller que les livres et ne se prêtent pas à une consultation rapide. Pour cette raison, peu de dépôts d'archives sont en mesure de fournir des renseignements détaillés par téléphone. De même, les petits services n'ont souvent qu'un employé et cette personne ne peut répondre constamment à des demandes téléphoniques en plus d'exécuter ses autres tâches.

Les chercheurs professionnels

Si vous ne pouvez voyager, la plupart des dépôts d'archives peuvent vous fournir une liste de chercheurs professionnels travaillant dans la région. Ces listes sont fournies pour votre commodité et contiennent toujours un déni de responsabilité stipulant que les archives n'endossent aucune des personnes inscrites sur la liste. Tous les détails, y compris les honoraires, doivent être réglés entre le demandeur et le chercheur.

 

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ORGANISATION D'UNE VISITE

Communiquez d'abord avec le service d'archives par téléphone ou par lettre. Même si vous demeurez de l'autre côté de la rue, c'est toujours une bonne idée de téléphoner pour savoir s'il vous faut un rendez-vous. Il n'est pas sage d'y « faire un saut » comme on le ferait dans une bibliothèque. Les grands dépôts ont des préposés à la référence et peuvent habituellement s'occuper des visiteurs non annoncés. Toutefois, le temps disponible pour évaluer vos besoins peut être limité. Le personnel des petits dépôts d'archives doit s'acquitter de diverses responsabilités et peut manquer de temps pour s'occuper des chercheurs arrivant à l'improviste. Rappelez-vous que la plupart des archives ferment à l'occasion pour dresser l'inventaire. Les petits centres peuvent aussi être obligés de fermer leurs portes temporairement quand leurs employés sont en congé.

Lors de votre premier contact avec un dépôt d'archives, que ce soit par lettre, par téléphone ou en personne, énoncez, de façon concise, votre problème de recherche. Citez les sources du dépôt que vous souhaitez utiliser ou qui vous intéressent. Demandez les autres documents qui pourraient être pertinents.

En général, l'archiviste vous fixera un rendez-vous pour une entrevue de référence. Le temps accordé dépendra de la complexité du projet. Cette rencontre fournit aussi à l'archiviste l'occasion d'expliquer les règles de sécurité et la procédure en vigueur dans l'établissement.

 

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À QUOI VOUS ATTENDRE

À quoi devez-vous vous attendre lors de votre première visite à un service d'archives? En premier lieu, rappelez-vous que tous les dépôts d'archives n'offrent pas les mêmes possibilités. Les archives que vous souhaitez utiliser peuvent être logées dans un gros dépôt bien géré possédant tout le personnel requis ou être conservées dans une installation presque exclusivement vouée à l'entreposage. D'un dépôt d'archives à l'autre, il peut y avoir d'énormes écarts entre les heures d'ouverture, le nombre d'employés et autres détails intéressant le chercheur. Soyez prêt à modifier votre plan de travail en conséquence.

Soucieux de préserver et de protéger des documents qui sont uniques, les dépôts d'archives ont adopté des directives pour la consultation. Ainsi, les documents d'archives ne peuvent être empruntés et les chercheurs ne sont pas autorisés à les feuilleter sur les rayons. Les documents doivent être consultés dans une salle de lecture où il y a un surveillant. Pour y avoir accès, vous devez, dans la plupart des services d'archives, vous inscrire d'une façon ou d'une autre.

 

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LES MODALITÉS D'ACCÈS

Le processus d'inscription

L'inscription est obligatoire dans la plupart des dépôts d'archives. Il vous faut d'abord remplir un formulaire contenant vos coordonnées et votre domaine d'intérêt comme chercheur. On pourra aussi exiger de voir votre permis de conduire ou votre carte d'étudiant, le cas échéant. Lors de l'inscription, l'archiviste expliquera divers règlements, et aussi vos responsabilités, touchant la manipulation des documents d'archives. On vous demandera presque toujours de signer une déclaration indiquant qu'on vous a communiqué ces règlements et que vous acceptez de vous y conformer. Dans les grands dépôts d'archives, on pourra vous remettre une carte d'identité valide pour une période déterminée, d'ordinaire de un à deux ans.

L'entrevue de référence

Le succès de la recherche dans les archives repose en grande partie sur une collaboration fructueuse entre chercheur et archiviste. L'entrevue de référence ou d'orientation vise à vous aider à parfaire votre stratégie de recherche en repérant les sources valables. Pendant l'entrevue, expliquez aussi succinctement que possible votre sujet, vos délais, où vous en êtes dans votre recherche, vos besoins. Votre travail préliminaire vous aura peut-être déjà permis de déterminer les documents à consulter.

L'entrevue de référence est optionnelle. Toutefois, la connaissance qu'a l'archiviste de l'établissement et des documents sous sa garde peut enrichir énormément votre plan de recherche. De même, l'archiviste peut être en mesure de vous mettre en contact avec d'autres personnes travaillant dans votre domaine ou vous aider à repérer certains aspects de votre sujet qui ont été négligés.

Les restrictions touchant l'accès et l'utilisation

Tous les dépôts d'archives ont des directives régissant l'accès à leurs documents. Il est prévu par la loi que les Archives nationales du Canada et les diverses archives provinciales et municipales doivent être ouvertes au public. Les dépôts d'archives dépositaires des documents d'entreprises ou d'établissements privés peuvent en limiter l'accès à leurs propres employés ou aux personnes travaillant sous contrat avec l'organisme central.

Il est possible que vous ne puissiez avoir accès aux documents que vous souhaitez consulter. Les déposants peuvent imposer des restrictions à la consultation. Par exemple, les papiers personnels d'un politicien peuvent être inaccessibles aux chercheurs pendant une période de trente ans après son décès. Les services d'archives eux-mêmes peuvent devoir restreindre l'accès aux documents contenant des propos diffamatoires ou des renseignements personnels sur une autre personne que le déposant.

Les documents en mauvais état ou endommagés peuvent être mis de côté jusqu'à ce qu'ils soient restaurés par un spécialiste. Si c'est possible, le dépôt d'archives essaiera de fournir une copie sur microfilm ou sur un autre support.

Enfin, les documents non traités, c'est-à-dire ceux qui n'ont pas franchi l'étape de la classification et de la description, ne seront généralement pas mis à la disposition des chercheurs. Selon les ressources du service d'archives et l'importance de l'arriéré de travail, il faudra peut-être plusieurs années avant que la nouvelle acquisition soit accessible.

 

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LE TRAVAIL SUR LES LIEUX

Qu'attend-on de vous?

Uniques, les documents d'archives n'en sont pas moins très fragiles et très vulnérables à un maniement sans précaution. On est donc en droit de s'attendre à ce que vous suiviez des pratiques contribuant à la préservation des documents que vous allez consulter. Voici certaines des règles les plus courantes :

On doit se servir uniquement de crayons pour prendre des notes. Stylo, plume ou crayon feutre ne doivent pas être utilisés dans les salles de lecture, pas plus que le liquide correcteur. Tous contiennent des substances susceptibles d'endommager les documents. Les ordinateurs portatifs sont, de nos jours, largement répandus dans les salles de lecture. Toutefois, peu de services d'archives peuvent fournir une prise électrique pour chaque chercheur. Munissez-vous donc de piles en bon état.

Il est interdit de fumer, de manger et de boire dans les salles de lecture. Non seulement cela risque-t-il de tacher ou d'endommager les documents, mais encore les résidus de nourriture peuvent attirer des insectes nuisibles pour le papier.

On ne peut apporter d'effets personnels comme un manteau et un porte-documents dans la salle de lecture. De façon générale, un espace surveillé sera prévu pour le rangement de ces articles.

Le fait de modifier le classement des fiches ou des documents peut diminuer leur valeur pour la recherche. N'utilisez qu'une boîte de documents et seulement un dossier à la fois. Prenez soin de replacer les documents dans l'ordre où vous les trouvez dans le dossier. Les documents d'archives sont classés selon l'ordre primitif.

On doit porter des gants de coton blancs pour manipuler les documents fragiles. On évite ainsi de maculer les documents et d'endommager les fibres du papier.

Manipulez les volumes avec soin et évitez d'appuyer dessus ou de les comprimer; évitez de marquer ou de plier les documents. Si vous désirez marquer votre place, utilisez des signets de papier.

Les contingences de la recherche

Les nouveaux utilisateurs des archives sont souvent surpris par la quantité de documents à consulter. Alors, à l'étape de la planification, utilisez les instruments de recherche pour évaluer le temps à consacrer à vos travaux. Les nouveaux utilisateurs pourront difficilement calculer avec précision le calendrier de travail. L'archiviste vous aidera à l'établir, mais soyez prêts à vous adapter car chaque personne a des habitudes de travail différentes. Il faut se servir des noms, des lieux, des événements et des dates pour bien apprécier les documents. C'est ici qu'une recherche de base solide paie des dividendes.

 

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CONSEILS POUR LA PRISE DE NOTES

L'exactitude de vos notes revêt une importance différente dans un dépôt d'archives et dans une bibliothèque. Il est plus difficile de retrouver des citations tirées de documents que de livres et il n'est pas toujours possible de revisiter un dépôt d'archives. Au minimum, assurez-vous de prendre suffisamment de notes pour inscrire en entier les données factuelles et les citations que vous désirez utiliser. Ainsi, vous ou vos lecteurs pourrez utiliser les mêmes documents. En définitive, chaque chercheur aura à décider de l'exhaustivité de ses notes. Comme pour bien des aspects du travail dans un dépôt d'archives, votre compétence dans ce domaine s'améliorera à chaque visite.

Vos notes de travail doivent inclure le nom de l'établissement d'archives, le groupe d'archives ou la collection de manuscrits, la série ou le titre du fichier, l'identification précise de l'article consulté et, enfin, l'information qui vous intéresse. Inscrivez les titres précis utilisés par les archives pour votre première inscription et utilisez des abréviations dans les notes subséquentes.

Après avoir consulté un groupe d'archives ou une collection de manuscrits, il est sage de préparer une note sommaire indiquant les dates extrêmes et la classification des documents, les documents que vous prévoyez utiliser et les autres non pertinents à votre projet. Un tel résumé vous aidera à utiliser la documentation plus efficacement et à éviter de refaire le même travail lors d'une visite subséquente.

 

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LA REPRODUCTION DE DOCUMENTS

Les services d'archives peuvent fournir des photocopies dans les limites de La Loi sur le droit d'auteur et si l'état de la documentation permet le maniement et l'exposition à la lumière que cela nécessite. Les photocopies sont faites par un archiviste ou un technicien. Les frais varient et de nombreux services d'archives restreignent le nombre de documents reproduits pour un utilisateur donné au cours d'une période de temps déterminée.

La plupart des dépôts d'archives peuvent fournir des copies d'épreuves photographiques, de films, d'enregistrements, de cartes, de dessins et d'autres supports. Les frais et les limites quant au nombre de copies autorisées varieront d'un dépôt à l'autre.

Un exposé détaillé des politiques, des règles et des prix des services reprographiques sera généralement disponible sur demande. Les copies fournies par les services de reprographie ne peuvent être utilisées que pour la recherche privée et qu'à des fins de référence. On pourra vous demander de signer une déclaration en ce sens.

 

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L'UTILISATION DE L'INFORMATION

Le droit d'auteur

La reproduction de documents d'archives est soumise aux conditions de la Loi sur le droit d'auteur. C'est un domaine très complexe aussi bien pour les services d'archives que pour les chercheurs. Toutefois, la responsabilité de trouver les titulaires de droit d'auteur revient au chercheur; de plus, il doit obtenir la permission de publier tout document protégé par cette loi.

Le droit d'auteur peut être la propriété d'une personne, d'une société ou du public, selon l'âge, la nature et la disposition du document en question. La difficulté pour les dépôts d'archives et pour les chercheurs consiste à déterminer qui possède le droit d'auteur, si cette personne ou ces personnes sont toujours vivantes ou mortes, et si elles ont pris des ententes spéciales pour céder ou maintenir ce droit.

Les dépôts d'archives publics comme les Archives nationales du Canada et les divers services d'archives provinciaux et autres dépôts d'archives s'occupant de collecte peuvent détenir des documents dont on ignore les coordonnées relatives au droit d'auteur. Les archives institutionnelles possèdent généralement les droits d'auteur sur les documents qu'elles conservent. Les chercheurs devraient prévoir suffisamment de temps à l'avance pour faire de la recherche sur le droit de propriété et obtenir la permission de reproduire ou de publier un document.

Les citations

Les documents d'archives sont plus complexes à identifier que les livres ou les journaux, ce qui rend encore plus essentielle l'exactitude des citations. Bien des dépôts d'archives fournissent des instructions sur la meilleure façon de rédiger des notes en bas de page.

En règle générale, on mentionne d'abord le document particulier, suivi de la série, du groupe et du nom des dépôts d'archives. C'est l'ordre inverse de celui de la prise de notes. Les notes en bas de page varieront selon le type de document cité. En cas de doute, demandez l'avis d'un employé des archives.

 

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LA CONCLUSION DE VOTRE VISITE

Au moment d'achever votre travail dans un dépôt d'archives, notez tout renseignement qui pourrait s'avérer utile au moment d'une visite ultérieure. Il peut s'agir de détails précis comme les variations des heures de service ou une citation tirée d'un groupe d'archives ou de manuscrits. Si un archiviste ou un bibliothécaire a été particulièrement serviable, une note de remerciements, que vous aurez pris le temps d'écrire, sera très appréciée. Enfin, certains services d'archives et des bibliothèques ont des associations d'amis ou d'autres types de programmes de donateurs ou de bénévoles. Songez à ce que vous pouvez faire pour aider à sauvegarder notre patrimoine documentaire.

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